Unproduktive E-Mail-Junkies

Wie viel Zeit verlieren Sie jeden Tag, wenn Sie zwischendurch eine neue E-Mail aufrufen, mit einer Kollegin direkt sprechen oder einen Telefonanruf entgegennehmen, während die SMS auf Ihrem Handy erscheint? Jeden Tag wird eine enorme Produktivität in den Unternehmen zerstört, weil es bislang keine vernünftige Arbeitsorganisation gibt, die dem Information Overload, dem wir ständig ausgesetzt sind, Rechnung zu tragen. Jürgen von Rutenberg hat in der vergangenen Woche in der Wochenzeitung "Die Zeit" einen genialen Artikel über den "Fluch der Unterbrechung" veröffentlicht.

Vor lauter Unterbrechungen verlernen wir das Arbeiten, heißt es in dem Artikel. So haben Wissenschaftler am Londoner King's College im Jahre 2005 herausgefunden, wie sehr die Leistungsfähigkeit der E-Mail-Leser beeinträchtigt wird. Im Rahmen ihrer Studie verabreichten Sie einer Kontrollgruppe von Probanten die Droge Marihuana, während die andere Gruppe dem normalen E-Mail-Strom ausgesetzt war. Anschließend erhielten beide Gruppen diesselben mittelschweren Aufgaben. Und nun raten Sie einmal, wer die Aufgaben besser lösen konnte? Tatsächlich waren die Kiffer leistungsfähiger als die E-Mail-"Junkies", wenn auch bei weitem nicht so gut wie Nüchterne ohne E-Mail-Empfang.

Die Computerwissenschaftlerin Gloria Mark von der University of California hat im Jahr 2004 die Arbeitsabläufe von Managern untersucht. Dabei fand sie heraus, dass Büroarbeiter sich nach jeder Unterbrechung erst einmal zwei anderen Aufgaben zuwenden, bevor sie sich (etwa 25 Minuten später) mit der ursprünglichen Tätigkeit beschäftigen. Alle 11 Minuten werden wir laut der US-Analyse unterbrochen und verlieren dadurch unsere Aufmerksamkeit für einen Arbeitsvorgang. Kein Wunder, dass es eine Slow-E-Mail-Bewegung gibt, die uns auffordert, E-Mails nur noch zweimal am Tag zu lesen.

Wie halten Sie es mit Ihrer Arbeitsorganisation? Lassen Sie sich nicht auch von den hereinströmmenden E-Mails ablenken? Eine gewisse Chance, die uns häufig überfordernden Informationsfluten einigermaßen zu bewältigen, sehe ich in einer geschickten Kombination von Taggging, Social Bookmarkingt und RSS-Feeds und (aus Nutzersicht) im generellen Abschied vom E-Mails-Newsletter in der Mailbox.

Klaus Eck

>> Die Zeit: Der Fluch der Unterbrechung

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